Разговаряхме с Теди, която е основала Йога Мандала преди повече от 8 години и Петя, управителката на студиото

Как се запознахте с екипа на "Фитсис"?

Петя: Преди да решим да използваме софтуера на Fitsys, ние използвахме Mindbody. За периода от две години, в който бяхме техни клиенти, останахме много разочаровани.
Теди: Не бяхме доволни по поддръжката на Minbody и един ден влязъх в интернет и ви намерих. Сайта беше добре оформен и излъчваше доверие. Обадихме се и още на другия ден уговорихме среща.

Какви предизвикателства и проблеми имахте?

Петя и Теди: Ние сме едно от най-големите и най-старите йога студиа в София. След като се преместихме в по-голямо помещение, на 3 етажа и посещаемосста беше нарастнала, стана необходимо да използваме софтуер за управление на центъра. Тогава решихме да използваме най-големият софтуер за йога студиа – Mindbody. След 2 години работа с този софтуер, който е тромав и изисква няколко стъпки за регистриране на човека в практика. Бавен е и на всяка половин година ни увеличаваха таксата, при това без предупреждение, беше дошло крайно време да потърсим друг софтуер. Пробвахме да потърсим онлайн и попаднахме на Fitsys. Видяхме, че софтуерът има всичко, което ни е необходимо. Проведохме разговор за нещата, които са ни нужни и компанията потвърди, че софтуерът й ги съдържа, след което категорично се спряхме на „Фитсис”.

Как "Фитсис" се справиха с вашите изисквания?

Петя и Теди: Освен бързината на софтуера и малкото стъпки, които се изискват за основните процеси, ни хареса много и кооперативността на екипа на „Фитсис”, които при всяко наше желание и изискване, не казваха, че не може да стане, а напротив бързо го добавяха като функционалност, за да стане софтуерът напълно приложим за нашия бизнес. За част от нещата ни дадоха предвиждания кога ще ги имплементират, но никога не ни отказаха. Това е много важно, защото всеки бизнес е различен и всеки отрасъл има нужда от различни функционалности.

Колко бързо пуснаха системата?

Петя: Първо уговорихме условията и се разбрахме за функционалностите, които на нас са ни необходими. След само около месец вече работехме с новия софтуер.
Теди: Много ни зарадва това, че получавахме обучение и съпорт по телефон и на място в извън работно време.

Удовлетворени ли сте от след продажбената поддръжка?

Петя и Теди: Много сме щастливи, че попаднахме на този софтуер и екипът, който стой зад него, защото те винаги са готови да ни помогнат. Ако има проблем да го решат веднага, помагат ни и ни отговарят на каквито и абсурдни въпроси да имаме и да сме забравили как се прави нещо. Освен това, когато ни е необходимо нещо, те се стремят да го имплементират или да го предвидят за бъдещо имплементиране.

Ползвахте ли друга система и как премина миграцията и колко време отнеме преходът от старата към новата система?

Петя: Както казах преди „Фитсис” използвахме „Mindbody” – най-големият световен софтуер за управление на йога студия. Преходът от старата към новата система с обучението на персонала отне не повече от месец.

Как се научихте да работите със системата? Имаше ли обучение доволни ли сте от него?

Петя и Теди: По договор преди да започнем работа със системата имахме право на обучение на персонала. От „Фитсис” се съобразиха с всички от екипа, защото нямаше как да съберем целия персонал заедно за един ден да се обучава. Обучението премина в няколко посещения и екипът на „Фитсис” прояви търпение и разбиране към нас. Ние бързахме нещата да се случат спешно и да започнем да работим с новия софтуер. Разбира се в началото се налагаше да им звъним постоянно с въпроси за неща, които сме забравили от обучението и те с търпение ни помагаха, макар и в извън работно време. Много сме им благодарни за отзивчивостта и разбирането.

Как приеха вашите служители новата система?

Петя: Като всичко ново в началото имаше някакво съпротивление, но то много бързо беше преодоляно. Най-интересното е, че бивш наш рецепционист отново се върна в екипа ни и буквално за половин ден вече работеше с новия софтуер и каза, че това е най-хубавото нещо, което сме направили за да облекчим и забързаме работата на рецепция и само заради софтуера вече се работи в пъти по-добре.
Теди: Много са доволни служителите и много се оптимизираха процесите. Имаше неща, които не могат да се продават в миналата система и бяхме на тефтер + софтуер и сега минахме изцяло на софтуер. Минимизираха се много грешки.

Направихте ли подобрения в процесите с помощта на системата и помагали Ви тя да разбирате и управлявате по-добре Вашия бизнес?

Петя и Теди: Да! Това, което най-драстично се промени беше бързината за обслужване на клиентите. Също така се редуцираха и грешките на рецепция. Звено рецепция при нас се сменя най-често. То има и нови хора в екипа ни, които обучихме много лесно и бързо и те започнаха да използват бързо софтуера. Хубавото на системата е, че има и разходна част, която направи още по-лесно следенето и вкарването на нещата. Отчетите в софтуера също са много добри и имат доста подробни разбивки, които спомагат за по-добрър анализ на работата в центъра. За всеки отчет има експорт в ексел, така че да може да се обработват още по-обстойно и статистически данните. Друга много добра функционалност е ревизията на магазина. Вкарваш наличността и то веднага сравнява и казва ако има загуби или пък в излишък неща и съответно в парична стойност колко са плюсовете и минусите. Не на последно място ни паднаха разходите, защото Mindbody е много скъп.

Научихте ли нови неща за вашия бизнес, ползвайки системата?

Петя и Теди: Да. Научихме, че когато улесниш работата на хората, които обслужват клиентите, грешките се редуцират драстично. Разбрахме още, че ако нещо(Mindbody) е популярно в цял свят и го използват много студия не го прави добър софтуер и user friendly.

Пускат ли се нови версии и подобрява ли се системата с времето?

Петя и Теди: Да. Екипът на „Фитсис” съобразява индивидуално продукта си с нуждите на клиента и подобрява системата. Въвежда и нови функционалности. При възникване на бъг, много бързо го оправят.

Системата помогна ли Ви да пуснете нови услуги?

Петя: За сега не сме пуснали нова услуга, но сме в процес на пускане на онлайн записвания за практики и събития, както и на онлайн заплащане. Имаме идеи и за въвеждане на бонусни системи.

Системата на "Фитсис" помага ли Ви да сте конкурентни?

Петя: Системата ни помага да сме по-добре организирани, да обслужваме бързо клиентите, а след въвеждането на онлайн записвания и заплащания, както и на бонусни системи, мисля че ще станем и по-конкурентни.
Теди: С нетърпение очакваме да пуснем онлайн плащания.

Оценете от 1 до 10 Вашата цялостна удовлетвореност от "Фитсис".1 лошо, 10 отлично.

Петя и Теди: Нашата оценка е 10 и се надяваме екипът на „Фитсис” да продължи да поддържа нивото си и да сте винаги така отзивчиви и кооперативни.