Чували сте за системи за резервации, задавате си въпроса “Имам ли нужда от такава система?” Отговорът е – „да, и то имате нужда от вчера.“ 🙂
Разбира се интегрирането на нова система изисква усилие и време за да се запознаете с нея и да започнете да я използвате. Тук седи и въпросът коя система да изберем?
В статията ще разгледаме какво прави тези системи иновативни, как може да помогнат на бизнеса ви да стане по-успешен.
Какво е система за резервации?
В основата си това е софтуер, който ви позволява да дигитализирате своя календар, който ползвате за резервации. Това е алтернатива на това да проследявате всичко на хартия или да ползвате множество екселски таблици, апликация за календар.
Система за резервации не е достатъчна?
Ако беше достатъчно да имаш система само за резервации всички щяха да ползват google calendar и нищо друго. Освен функционалността за резервации са нужни и други инструменти, които да покрият всички нужни да бизнеса и да автоматизират голяма част от процеса, който иначе извършвате ръчно, както минимилизират възможностите за грешки. Повечето системи предлагат и допълнителни инструменти, които са специфични за вашата индустрия и ви помагат да посрещенете нуждите на клиентите си и да ги обслужите по-добре. Част от тези инструменти са:
- Статистики и анализи
- Инструменти за маркетинг автоматизация
- Управление на обекти
- Управление на ресурси
- Управление на служители
- Управление на клиенти (CRM)
- Инструменти за работа със склад и инвентар
За кого са приложими системите за резервации?
Много бизнеси в различни индустрии имат нужда от система за резервации. В момента индустриите, в които най-много се използват са:
- Транспорт
- Настаняване
- Събития
- Фитнес, йога и спорт
- Салони за красота
С други думи ако приемате резервации, то имате нужда от такъв софтуер.
Аз се справям перфектно и на ръка без софтуер
Когато се сблъскаме с нова технология винаги има недоверие и нежелание да променим начина, по който вече вършим нещата. Но тогава трябва да се запитаме колко време ни отнема да правим всичко на ръка, имаме ли пълен поглед над бизнеса си и развитието му, имаме ли проблеми и какви по начина, по който го управляваме. Понякога е очевидно, че ако искаме да се развиваме трябва да променим нещо, но понякога сме така потънали в ежедневието си, че не виждаме възможността да подобрим процеса.
Нека разгледаме как се случва процесът “на ръка”
- Ако управляваме резервации ръчно, то всичко правим сами – приемаме резервации, следим за свободни часове и ресурси, отменяме резервации, уведовяваме клиентите кои часове са свободни и това е само една малка част от процеса.
- Приемаме депозити, следим за доплащане, връщаме суми и всичко това на ръка.
- Още по-голям проблем изниква, ако нямате обособена рецепция и всеки служител получава обаждания и записва собствените си часове. Понякога се налага освен собствените си часове да направи резервация за негов колега. Тогава воденето на график на хартия става невъзможно. Още по-сложен казус е ако клиент иска да се запише при двама изпълнители.
- Какво правим, ако някой си отмени резервацията? Виждали сме много “решения”, но всичките от 1980 година – пише се с молив, за да може да се трие, ползват се маркери със съответните измислени цветни кодове, “подчертано два пъти, означава, че е отменена резервация и часът е свободен” и много други.
- Тук също присъства много човешкият фактор. Правейки всичко сами е много лесно да се получат застъпени часове, няколко резервации за 1 час, записване на невярна информация за клиента или непълна, а ако няколко човека отговарят за графика, възможностите за грешки нарастват експоненциално. Ако записвате на хартия, трябва да сте изключително прецизни. Ако използвате някакъв инструмент, който не е онлайн, то трябва да сте сигурни, че работите на последната версия на файла и календара.
- Много важен пропуск е, че не може да събирате информация за клиентите си. Дори да я събирате, няма лесен начин да я обработите и съответно да я използвате с цел оптимизиране на бизнеса.
- Като обобщение ръчният начин на приемане на резервации е неудобен, пропускат се възможности за увеличаване на приходите. Освен това е свързано и с лошо клиентско изживяване, които трябва да звънят за да направят резервация. Нека сме честни със себе си – има много неща, които можем да подобрим в работата си и бизнеса си.
Как работят онлайн системите?
Системите за резервации решават всички проблеми по-горе. Те съхраняват цялата важна информация на едно място – вашия график, информация за клиентите и много други. Предлагат лесен начин за онлайн резервации, което отнема голям товар от плещите ви и ви дава време, което да вложите в бъдещото развитие на бизнеса ви. Освен това тези системи обикновено имат и функционалности, специфични за вашия бизнес и индустрия. Например:
Настаняване
Системите за резервации за индустрия, свързана с настаняване ви позволяват да управлявате наличност на стаи, статуси (като – нуждае се от почистване, нуждае се от поддръжка и ремонт), управление на плащания и депозити, управление на електронни карти за достъп, телевизия и други. Някои софтуери позволяват и програми за лоялност, както и канал за дистрибуции, в който подизпълнители предлагат ресурсите ви и получават комисионна срещу това.
Събития
Системите за управление на събития са разделени обикновено на две части според това кой ги използва – мениджъри на събития и мениджъри на залата/мястото. Мениджърите на събития трябва да имат достъп до информация за гостите, организатори, подизпълнители, като кетъринг, бармани, продавачи, както и информация за местата. Системите им дават достъп обикновено до всичко това, като им позволяват да управляват ресурсите, да координират подизпълнителите, както и да планират виртуално подредбата на пространството.
За мениджърите на залите/ мястото обикновено системата позволява да се управляват ресурсите като зали, да се отдават под наем, да се следи наличността, свободните часове. Те не трябва да имат достъп до гостите на събитието, а само до организаторите.
Фитнес, йога и спорт
Системите за управление на резервации в спортната сфера е необходимо да имат освен управление на ресурси, управление на персонал, поддържане на по-комплексна база данни от клиенти – например картон на клиента – травми, спортен режим, индивидуална тренировка. Нужно е да е гъвкава и по отношение на комисионни – да може да се смята на процент или твърда комисионна на час. Необходимо е да поддържа абонаменти, ваучери за подарък, различни отстъпки и пакети, различни нива на достъп, частичен или цялостен достъп до обекта посредством електронни карти или чипове. Разбира се ако има и инструмент за работа със склад е също голям бонус.
Салони за красота и естетични клиники
Освен резервации, софтуерът е необходимо да поддържа и по-комплекса информация за клиентите – например фототип на кожата, анкети, настройка на апаратура, управление на ресурси – кабинети, апаратура, служители. Отново трябва да има система за комисионни и бонуси, абонаменти, пакети отстъпки, различни нива на достъп.
Много важно – статистика и анализи
Едно от най-важните неща на онлайн системите, е възможността да може да вадите отчети за заетост на ресурсите, успеваемост на служители, приходи – разходи, да може да сравянвате периоди. Защото добрата статистика може да ви помогне да видите как се развива бизнесът ви и какви възможности има за бъдещо развитие и как да го направите по-успешен. Както и да видите кои неща, които правите работят и водят до нови клиенти, повече приходи и по-лоялни и редовни клиенти, да получите информация за демографията на клиентелата си, ефективността на цените и промоциите и други. Всичко това е невъзможно на хартия или много трудоемко и времеемко ако го правим с различни софтуери или екселски таблици.
Използвайки софтуерна система, специфична за вашия бизнес, вие вече не сте лимитирани до работни часове, часова зона, език. Вашите клиенти могат да резервират по всяко време, от всяка точка, без да е необходимо да ви звънят по телефона. Процесът на работа става по-гладък, по-лесен, потребителското изживяване става по-добро и лесно. Ставате една крачка пред конкуренцията. Инвестицията в такава система е не просто желание, а нужда за да се развива бизнесът ви и да расте.
Разбира се преди да изберете система, помислете какво е необходимо на бизнеса ви и дали желаете да използвате и плащате за няколко системи или искате всичко на едно място. Дали имате нужда от следене на приходи и разходи, от складова система, система за фактуриране, връзка с касов апарат и пос терминал, система за достъп, интеграция с гугъл календар, автоматизирани маркетинг инструменти. Ако вие сте в сферата на спорта, студио за красота, естетична клиника, дерматологичен център, физиотерапия, масажи, то Fitsys разполага с всичко необходимо на едно място за управление на бизнеса ви. Вашите клиенти остават ваши, тяхната информация е защитена, ние ще обучим бързо и безпроблемно служителите ви и ще сме до вас в процеса на прехвърляне на информация и настройка на системата, както и ще ви подкрепяме и ще вървим заедно напред и нагоре към успешното развитие на бизнеса ви.
Ако имате въпроси и се колебаете дали софтуерът ще е полезен и подходящ за бизнеса ви, свържете се с нас. Ние ще ви помогнем да идентифицирате персоналните си нужди и да намерим решение, което работи за вашия бизнес.
